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晨科文档管理系统,为企业文档管理带来福音

  在如今经济蓬勃的时代,企业迎来高速发展的机遇,同时日益激烈的竞争也让企业面临着巨大的挑战。企业能否在如今竞争激烈大环境中脱颖而出,其中重要决定性因素在于企业管理,而企业管理中的“重头戏”文档管理是企业管理中极为重要的环节。然而,缺乏有效的文档管理方案给企业运营带来了多方面的隐患:

  难以做到文件统一备份在企业中,几乎人人一台电脑,由成百上千的员工组成的企业,所产生的文档数目非常庞大,其中就不乏很多对于企业而言非常重要的文档。这些文档若因某个电脑系统硬盘损坏或病毒感染导致丢失,其损失无法估量。为防止丢失,备份文件无疑是非常好的措施,但是,由于文件存储分散,文件量极大,将所有电脑中的文件一个不落的定期逐一备份,是几乎不可能完成的。

  机要资料安全无法保障在接受调查的企业中,大多数管理者都认为自己企业的文件需要加入严格的保密措施,但实际上并没有多少企业将其付诸行动。企业管理中员工离职、换岗等人员流动现象十分常见,与公司有关的重要文件经常出现被复制、删除、外泄的情况,调查发现,85%的职员可以轻松的下载这些具有“竞争力”的资料和信息,78%的资料外泄来源于企业内部。员工离职后将公司商业机密文件拷贝带走,再高价卖出给竞争对手,严重情况可能会给企业造成高达上千万元的直接损失,间接损失更是不可计量。

  文件检索查找困难文件查找困难是企业中最常见的问题之一。企业运营中所产生文件量极大且存储分散,忘记文件名或存储位置的现象时有发生。据相关调查,企业中平均每人每天在查找上浪费的时间约为20分钟,根据计算,那么每人每年有11天都是在查找,由几十人,几百人组成的企业浪费的就是几十甚至上百万的支出,这些隐性支出大量吞噬着企业的利润,无形中增加了大量的成本。

  纸质文档存储不便现如今,还有很多企业仍停留在管理纸质文档的阶段。一些公司虽然以电子文档为主要信息载体,但传阅或归档整理时仍然会大量使用办公纸张。办公纸张的浪费已经对环境造成了很大压力。除此之外,纸质文档极难储存,不仅需要占用大量的存放空间,并且非常容易腐烂发霉造成不可修复的损坏,并且完全无法检索。任何环节出现问题都会使得以前的信息资料流失,还要重新投入成本调研。由于无法检索,只能翻箱倒柜逐个查找,造成了大量时间与材料的浪费,不仅给企业带来极大的困扰,还与时下“绿色办公”理念相背离。

  文件共享困难,知识无法流通企业内部常有几十个甚至几百个部门及分公司,员工数量则更为庞大,同部门、项目组的人员之间,通常需要频繁地交换、共享文件。如果企业没有为自己的员工提供便利的文件共享手段,那么文件发送、更新将变得非常浪费时间,文件检索和电子档案管理的难度很大,致使工作效率极为低下,成为企业信息化管理的瓶颈。

  对于上述种种问题,晨科文档管理专家给予完整的解决方案,给众多饱经困扰的企业带来了福音。杭州晨科软件经过多年的潜心研究,总结行业经验,根据企业文档管理现有形式与用户操作习惯,不断的对产品进行升级改进,研发出了一套完整、成熟的晨科文件档案管理系统,为上述问题提供了一套完美的解决方案。

  晨科文件管理系统可以集中统一管理电子文档、纸质文档、数字资产(图片、CAD图纸、音频、视频)等各类文件,以解决企业文档管理难题实现高效运营为目标,通过“与Office集成、权限控制、全文索引、协同编辑、版本管理、互联网访问、CAD图纸预览、多媒体在线播放、文档在线借阅、目录规则应用、审批流程管理和ISO文控”等功能,有效地解决了上述文档管理中的难题。

  系统还支持纸质文档电子化,能够为企业节约大量纸质成本;同时通过权限控制、数据与文件完整备份、文档存储加密等功能来保证企业内部机密文件与数据的安全性;系统具有完善的自动编号与修订版管理功能,杜绝了文档版本及编号混乱的状况,并且保留修改版本与痕迹,切实成为企业文档管理的得力助手。

  在晨科文件管理系统的帮助下,化解了很多企业的文档管理瓶颈,文件查找变得方便快捷,文档审计记录清晰全面、文件流转畅通无阻,使得文档管理由“阻力”变“动力”,真正做到安全、高效、轻松的管理企业文档,让企业在秩序中稳步发展。

  晨科文件档案管理系统自发布以来,合作企业覆盖航空航天、铁路交通、机械制造、能源环保、医疗科研等众多领域,并获得获得了广泛好评值得客户信赖,我们将继续努力升级拓展文档管理系统,为用户带来更佳的体验。