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晨科文档管理系统,提升企业文档使用价值

  随着互联网的发展,信息流通的速度加快,人们能够方便迅捷的获取到最新信息,然而这也造成了信息爆炸,无效信息的冗余为人们获取自己所需的关键信息带来了阻碍。“文档即数据,数据即资产”,企业运行的基础就是一系列的文件、表格等文档数据资产。众所周知,企业文档资料承载着企业发展记忆、经验以及成果,现代化技术的进步,让企业信息得以用电子文档的形式存储起来,便于人们的阅览与共享。它们是企业中最为重要的智慧资产,文档的管理是企业的一项重要工作,然而现在大多数的企业在文档管理上却还存在着巨大的问题:

  电子文档大多分布存储于个人电脑,工作人员无法快速便捷的获取文档,互相拷贝的文档传递方式影响工作效率,如果计算机硬盘损坏,员工辞职以及员工的误删除都有可能造成文档丢失,这给工作人员带来了不必要的工作障碍。 企业在运作过程中,会产生大量的电子文档。一些电子文档在版本更新之后没有及时删除,文档存在着重复等现象,文档信息繁杂、冗余。企业员工需要花费大量工作时间进行文档管理,筛选有效的文档信息。各个部门之间文件权限的分配管理,文件权限混乱,共享文件夹文件太多不方便管理,工作效率低,防火墙或专网无法解决内部网络传播不当的问题等。 共享文件数据中往往包含公司重要商业信息,一些设计公司和软件开发等企业的共享文件中甚至包含了企业商业机密。多用户对同一文件查看,在读取、复制、剪切、删除等操作不受任何监管,操作权限没有限制的环境下,有意无意地误删除、误操作也同样会带给企业无法挽回的损失,文件丢失风险同样存在。如果数据完全开放访问权限,机密文件丢失的几率将大大提高,会给文件管理带来更多的麻烦。

  针对这些问题,有些管理员希望通过公司管理制度约束访问权限,显然是不可取的;还有一些网管员试图利用服务器的监管审核权限,但往往效果不尽人意。杭州晨科软件基于当前企业文件档案管理存在的现状与问题,研发出了高效的文件管理专业化平台——晨科文件档案管理系统,为文件档案的保管与高效利用提供了科学、有效的手段。

  系统包含文件管理、档案管理、权限管理、审批管理、文件档案搜索、系统管理、库房管理、操作日志、消息提醒等应用模块。此外,系统应用集成了OCR文字识别技术、全文检索技术、双层PDF技术、数据交换技术、图形图像处理技术、流文件浏览技术;支持视频、音频、图片、Excel、Word、PPT、CAD等多种格式电子文件的归档管理和在线显示、支持office文档在线编辑编辑,各种的强大功能满足不同行业用户的需求。

  为企业提供了一个收集整理文档的平台,这有利于企业文档的集中管理,能够方便企业工作者进行文档调用,能够满足企业用户随时调用企业文档、获取工作相关信息的需求。将文档管理融入到员工实际的工作中,为企业提供文档从收集、协作、归档到再利用的全生命周期管理,员工在文档管理之初利用系统上传收集文档,并可启动对文档的协同工作(如编辑、校对、变更、审批等)。基于云平台的企业文档管理系统能够做到对文档进行统一管理、集中发布,企业员工通过电脑可即时获取信息,对促进企业各部门文档信息的流动与共享有着积极的意义。

  搭建适合企业的文档管理体系,让企业员工充分有效地利用企业内部文档的价值,从而使企业的文档管理走向系统化、科学化、规范化,有效促进企业各部门文档信息的流动与共享。文档变更采用标准化的管理流程,实现新版本替换老版本,老版本存放在历史版本中,以便于追溯,防止误操作导致文档损坏,在企业层面完成了文档的集中统一管理。不管是合同、方案、报价、案例等等,各种类型的文档都可以采用以上的闭环管理模式,帮助企业通过文档链来管控供应链、业务链,将文档转变为企业的核心竞争力!

  企业通过晨科文档管理系统,实现内部文档互通,管理工作事半功倍,为大众提供一个安全、快捷、自由的文档管理空间。晨科软件专注管理软件开发十余年,服务客户超过五千多家,遍布各个行业。凭借优秀的用户体验受到了客户的一直好评,值得用户信赖,我们将继续努力,为用户带来更好的软件产品。