咨询热线: 400-6990-220

晨科文件档案管理系统,高效易用的现代化智能文档管理平台

文档是每个企业都需要把控的重要核心内容,是企业重要的智力资产,因为文档资料承载的是企业的发展记忆、经验以及成果。通过深入研究电子文档管理的历史和需求,我们发现,企业在运营过程中,总是会逐渐积累越来越多的电子文档,并且或早或晚都会面临如何管理这些文档的问题。例如:文档应当保存在哪里?如何快速找到所需文件?如何快速查阅文件?如何让多人一同修改同一份文件,并保留所有的修改版本?如何保管重要涉密文件?员工离职后,他的文件如何管理?对于重要文件的修改,如何对修改过程进行监控?如何在差旅过程中能随时调用文件?

很多时候,文档管理只是停留在个人或部门层面,这些重要的文档会因为员工的离职而丢失,因为时间推移而失去记忆,也会因为使用不规范而出现遗失、损坏,更有被恶意扩散导致形成损失的可能。这些问题不仅是文档管理制度的问题,也是文档管理方法的问题,不仅是在管文档,也在管人。企业要管理好电子文档,首先需要制定合理有效的制度,同时辅之以安全有效的技术手段,企业文件作为公司重要资源,对文件的管理和再利用水平影响了企业发展后劲的强弱。一个合格的企业文件管理体系,更能促进当代企业发展。

   那有没有什么工具可以充分满足如今文档管理的各项需求,从而让相关工作变得简单高效呢?答案是肯定的,由杭州晨科软件技术有限公司推出的晨科文档管理系统是一款基于OCR、图像处理及秒级全文检索等技术的企业级数据管理工具,支持将纸质文档资料电子化,并搭建起一个统一的一站式纸质文档管理平台,以确保文档资料实现永久保存,随时随地调用。

晨科文档管理系统可以替代传统文件管理模式非结构化数据的分散性管理方式,实现标准规范的分布式文件操作管理组件,满足诸如文件集中存储管理、权限控制、在线预览、全文搜索、版本管理、操作日志记录、文件报表、移动终端访问、访问安全限制、数据备份、自定义属性、文件附件、导出pdf、用户集成、消息通知等需求,文件协同与流程管理、文件属性与分类管理、文件协同消息、个人文件管理、PDF水印管理等需求。

纸质文档快速录入灵活调用

想要实现线上管理,文字录入环节无法跳过。而晨科文档管理系统在文字录入方面,采用了先进的OCR文档识别技术,利用光学设备(照相机、扫描仪等)将纸质文档保存为电子图片,再导入纸质文档管理系统中,就可以在短时间内完成整页文字录入,比手动要快,而且还能智能纠错。系统搭载了云端服务,可轻松实现包括iOS、Android、web在内的多平台互通。也就是说,只要你身边有手机、iPad或电脑等终端设备,就都能够实时调用你所需的文档资料。

智慧分类智能检索

纸质文档电子化只是迈向数字管理的第一步,如何高效存储和线上管理文档信息才是重中之重。晨科文档管理系统不仅支持文档文件分类存储,还能在存储的基础上自动添加备注信息,方便后期的查询与检索。可通过检索文档关键词或是文档名,只需一秒,就可以找到自己所需要的电子文档与纸质电子图像。系统还可跨空间、时间进行信息共享,通过文档共享功能协助企业内部各个部门建立起必要的信息通道。线上共享,实现一份资料,多方共赏,有助于提升员工的办事效率。

加密管理安全有保障

针对文档安全问题,晨科文档管理系统设置了权限控制功能。存储的云端的文档,不仅支持在线分享转发,还可设置阅读权限。通过设置权限,既不影响信息的传播,还能保障信息安全。使原先繁琐且费时的文档管理任务变得简单有趣,让企业员工充分有效地利用企业内部文档的价值,从而促进企业的文档管理走向系统化、科学化、规范化,提升企业综合竞争力。

晨科文档管理系统操作简单、功能齐全,实现企业内部文档互通,工作上助你事半功倍,为大众提供一个安全、简单、自由的文档管理空间。晨科专注管理软件开发十余年,服务客户遍及各个行业,希望我们的文档管理系统能帮助您管理好企业的文档,帮助您搭建一个高效易用的现代化智能文档管理平台。